WMS implementatie

Stap 2 – Plan voor koppelingen en data
Bij de implementatie van een WMS zijn koppelingen nodig met andere soorten bedrijfssoftware. Met name koppelingen met ERP software moeten probleemloos zijn. Dat betekent vooral dat er veel foutloze dataoverdracht tussen beide systemen mogelijk moet zijn. Datastromen in de logistieke processen moeten goed gedefinieerd zijn. Daarnaast is een plan voor de datamigratie noodzakelijk.

Stap 3 – Installatie en configuratie
In deze fase vindt de technische realisatie van het WMS plaats. Op basis van de voorgaande stappen worden software en hardware zo ingeregeld dat het systeem zoveel mogelijk de beoogde functionaliteit krijgt. Bij cloudoplossingen is de installatie van de software niet nodig, bij on premise WMS oplossingen uiteraard wel.

Stap 4 – Realisatie en testen
Alle operationele processen moeten met het nieuwe WMS gedetailleerd getest worden. Dat geldt zowel voor standaard processen als voor minder vaak voorkomende situaties. Om geen scenario’s over het hoofd te zien is een testplan nodig, waarbij verschillende medewerkers betrokken zijn. Op basis van de testresultaten worden aanpassingen gedaan. Na iedere aanpassing volgt een nieuwe testfase.

Stap 5 – Gebruikersacceptatie
WMS implementatie is een veranderingstraject, die aanpassingen van de organisatie vraagt. Zonder gebruikersacceptatie is de implementatie een lastige opgave. Om binnen de organisatie voldoende draagvlak te krijgen voor de vernieuwingen is in iedere fase een goede communicatie nodig met iedereen die gevolgen gaat ondervinden van de aanpassingen. Goede en tijdige communicatie en gerichte training nemen weerstanden weg, maakt inspraak mogelijk en kan bijdragen aan enthousiasme om met het nieuwe systeem te gaan werken.

Stap 6 – WMS in gebruik nemen
De feitelijke implementatie is afgerond bij de ingebruikname van het WMS. In deze fase komen altijd nieuwe storingen of onduidelijkheden aan het licht. Voor gebruikers die vragen hebben moet goede support voorhanden zijn. Terugkoppeling over nieuwe aanpassingen is belangrijk, zodat medewerkers kunnen zien wat er met hun ervaringen en input gedaan wordt. Dit geldt ook voor toekomstige aanpassingen.

Medewerkers houden vast aan hun oude werkwijze
Een nieuw warehouse management systeem vraagt een andere manier van werken. Maar het gebeurt niet zelden dat medewerkers na de WMS implementatie toch op dezelfde manier hun werk doen als daarvoor. De verandering is hooguit dat hun werk door een nieuw systeem wordt aangestuurd. Er wordt daardoor niet beter of sneller gewerkt, en dus ook niet efficiënter. De voordelen van een nieuw WMS kunt u alleen benutten als uw medewerkers bereid en in staat zijn van alle functionaliteiten gebruik te maken. Richt processen opnieuw in en verdeel taken slimmer onder uw personeel. Soms kunnen na de ingebruikname van een WMS stappen in bedrijfsprocessen helemaal worden geschrapt.

Doorschieten met maatwerk
Een risico bij WMS implementaties is ook dat managers en medewerkers kunnen doorschieten in heel specifieke eisen en wensen die ze stellen aan het WMS. Bijvoorbeeld een extra functionaliteit die uitkomst moeten bieden in situaties die in de praktijk zelden voorkomen. Als dat leidt tot aanvullend maatwerk, zijn dergelijke toevoegingen erg duur en kunnen deze het systeem kwetsbaar en minder gemakkelijk onderhoudbaar maken. Om te voorkomen dat de kosten de pan uit rijzen of deadlines niet worden gehaald, is het belangrijk te focussen op de oorspronkelijke doelstelling: slimmer magazijnbeheer.

WMS implementatie slaagt bij personeelsacceptatie
Het succes van een warehouse management systeem valt of staat voor een belangrijk deel met de mate waarin medewerkers het WMS accepteren. Zij moeten met het WMS uit de voeten kunnen en daarom vertrouwen hebben in het systeem. Voor een effectief gebruik is voldoende draagdracht nodig in de organisatie en voldoende kennis.

De acceptatie van het WMS door medewerkers is ook afhankelijk van de mate waarin het WMS goed functioneert. Duurt het te lang dat het WMS foutloos draait, dan leidt dat tot frustraties onder medewerkers, die in het ergste geval het WMS links laten liggen. Voor de juiste acceptatie is communicatie tijdens de implementatie belangrijk. Zorg dat iedereen de voordelen van het nieuwe systeem snapt en betrek mensen bij het proces, juist ook werknemers die het magazijn van binnen en buiten kennen. Daarnaast is een goede training essentieel, zodat medewerkers optimaal met nieuwe technieken kunnen omgaan.

Niet of onvoldoende getest
Bij de implementatie van een warehouse management systeem weet u dat de software zich elders al heeft bewezen. Dat betekent niet automatisch dat alles bij u direct zo gaat werken als u hoopt. Een belangrijk fase van de implementatie betreft dan ook het testen van het systeem. Technisch gaat het daarbij om een foutloze werking van de software zelf, koppelingen met andere systemen zoals uw ERP systeem en alle andere gekoppelde apparatuur en systemen. Praktisch gaat het om het testen van alle magazijnprocessen. Daarbij moeten ook zelden voorkomende situaties worden getest. Testen kost veel tijd. Het mislukken van de WMS implementatie kan voorkomen worden door hiervoor voldoende tijd te reserveren. Een WMS dat live zonder een uitvoerige testfase, leidt in veel gevallen tot grote problemen.